Question Fréquentes sur
la Certification QUALIOPI
Mise à jour le 18/04/2024
Spéciale Certification QUALIOPI - Organismes de formation
Retrouvez ci dessous la Foire aux Questions spéciale QUALIOPI
Les questions sont classées par thèmes :
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n’hésitez pas à nous contacter !
- Généralités sur Qualiopi
- Datadock / Certification QUALIOPI
- Nouveaux entrants
- Organismes multi-sites
- Exigences de certification
- CFA / UFA et Qualiopi
- Etablissements d’enseignement supérieur privés
- Contenu de l’audit de surveillance
- Planification de l’audit de surveillance
- Déroulé de l’audit de surveillance
- Logo et utilisation de la marque
- Extension de certification
- Transfert de certification
- Arrêté du 31 mai 2023
- Traitement administratif
- Audit de renouvellement
- Conduite de l’audit (cas particuliers et difficultés)
- Affichage et communication du certificat
- Les évolutions de la V9
Généralités
Qualiopi – Qu’est ce que la certification QUALIOPI ?
QUALIOPI est la marque de certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC) selon le R.N.Q ou R.N.C.Q. Cette marque peut être délivrée par des organismes certificateurs reçus par le COFRAC dans le cadre de la loi n°2018-771 du 5 Septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel.
QUALITIA Certification fait partie de cette liste depuis le 20 Septembre 2019 et est accréditée par le COFRAC sous le n° 5-0617 (portée disponible sur www.cofrac.fr)
Qualiopi – À quoi sert-elle ?
Qualiopi est la seule certification qui permettra à compter du 1er Janvier 2021, aux organismes qui dispensent des actions de formations, de bilan de compétences, de V.A.E et ou d’apprentissages, d’obtenir des fonds de financements publics et/ou mutualisés.
Les fonds publics et/ou mutualisés sont des financements délivrés par des OPCO, l’Etat, les Régions, la caisse des dépôts et consignations, Pôle emploi et l’Agefiph.
Qualiopi – Que signifie RNQ / RNCQ ?
R.N.Q ou R.N.C.Q signifie Référentiel National (de Certification ) Qualité. Il s’agit du référentiel de Certification QUALIOPI.
Il est définit par le décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au Référentiel National sur la qualité des actions concourant au développement des compétences. Et complété par le Guide de lecture qui vient apporter des précisions sur les modalités d’audit.
Qualiopi – Quelle est la différence entre RNCQ et RNCP ?
Le RNCQ est le Référentiel National de Certification Qualité applicable pour obtenir la certification QUALIOPI. Il s’agit de l’unique certification permettant d’obtenir des fonds publics ou mutualisés à partir du 1er Janvier 2022. QUALITIA Certification peut vous proposer cette prestation de certification.
Le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) a pour objet de tenir à la disposition des actifs, des entreprises et des acteurs de la formation professionnelle et de l’emploi une information constamment à jour sur les diplômes et les titres à finalité professionnelle ainsi que sur les certificats de qualification professionnelle figurant sur les listes établies par les commissions paritaires nationales de l’emploi des branches professionnelles.
France compétence est l’unique instance permettant d’enregistrer votre formation au RNCP : Aide dans vos démarches.
Datadock et Certification Qualiopi
Qualiopi – Je suis référencé Datadock, la certification est-elle nécessaire pour moi ?
A compter du 31/12/2021, le Datadock ne vous permettra plus de bénéficier des fonds de financement publics ou mutualisés. Si vous souhaitez toujours en bénéficier, alors la réponse est OUI.
Qualiopi – Je suis déjà certifié par une certification reconnue CNEFOP, la certification QUALIOPI est-elle nécessaire ?
Les labels ne permettront plus d’obtenir les fonds de financements publics et/ou mutualisés après le 31 Décembre 2021. Le réponse est donc OUI. La bonne nouvelle, c’est qu’en tant qu’organisme ayant un label reconnu CNEFOP, la durée de votre audit initial de certification QUALIOPI sera aménagée ! L’audit portera uniquement sur les indicateurs 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 -26 – 32 et les indicateurs spécifiques.
Nouveaux entrants
Qualiopi – Suis-je considéré comme nouvel entrant ?
Pour la vérification de la conformité de l’organisme audité aux exigences du référentiel national mentionné à l’article L. 6316-3 du code du travail, est considéré comme nouvel entrant :
– un prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité (NDA jusqu’à 12 mois au moment de la contractualisation);
– un prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.
Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national figurant à l’annexe mentionnée à l’article D. 6316-1-1 du code du travail font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, l’organisme certificateur procède à la vérification de la formalisation du processus à l’audit initial, la mise en oeuvre effective de l’indicateur par l’organisme audité étant vérifiée à l’audit de surveillance.
ATTENTION : Depuis l’Arrêté du 31 Mai 2023, la durée de l’audit de surveillance est majorée de 0,5 jour pour les organismes ayant été considérés comme nouvel entrant lors de l’audit initial.
Qualiopi – Je veux devenir organisme de formation, puis-je me faire certifier?
A partir du moment où vous avez fait les démarches auprès de la DREETS et obtenu un Numéro de Déclaration d’Activité, vous pouvez prétendre à la certification.
Vous serez considéré comme “nouvel entrant”, la présence des outils permettant de répondre aux exigences du Référentiel National Qualité seront audités, et leur mise en oeuvre sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.
Organisme multi-sites
Qualiopi – Suis-je concerné par une certification multi-sites ?
Un organisme multi-sites possède :
- un seul et unique numéro de déclaration d’activité
- du personnel présent de façon permanente sur les sites (pas nécessairement à temps plein !)
- un seul et unique système qualité commun à l’ensemble des sites
- une fonction centrale qui régit les différents sites et fait fonctionner le système qualité
- une surveillance régulière définie par la fonction centrale
Qualiopi – Quels sont les sites audités pour une organisation multi-sites ?
Lorsqu’une structure est considérée comme multi-sites, QUALITIA Certification pourra procéder à un échantillonnage des sites. Seront alors audités :
- Pour l’audit initial/renouvellement : le site central et la racine carré du nombre de sites
- Pour l’audit de surveillance : le site central et 0,6 x la racine carré du nombre de sites
Dans le cas où la fonction centrale se situe sur le même site que le lieu de réalisation de la formation, la fonction centrale sera auditée obligatoirement et le site accueillant les formations sera comptabilisé dans l’échantillonnage à auditer au titre de ses activités de formation.
Les sites audités sont choisis par QUALITIA Certification de façon aléatoire. Un site en particulier peut être audité s’il est jugé pertinent et justifié.
Qualiopi – Comment est calculée la durée d’un audit d’extension de site, lorsque celui-ci passe d’une organisation mono-site, à une organisation multi-sites ?
Dans ce cas de figure, il sera nécessaire de refaire un audit initial (la fonction centrale doit être auditée) et de calculer l’échantillonnage des sites à auditer comme prévu dans l’arrêté sur les modalités d’audit.
Qualiopi – Qui a la responsabilité des non-conformités sur les sites échantillonnés ?
C’est au site central de prendre en charge l’analyse et la gestion de la politique qualité.
Qualiopi – Comment se déroule l’échantillonnage des organismes multi-sites ?
Si l’organisme multi-sites souhaite ajouter plusieurs nouveaux sites, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l’organisme certificateur. L’échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. En complément de l’audit des nouveaux sites, l’organisme certificateur audite la fonction centrale.
Si tout ou partie des nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme multi-sites sollicite conjointement une demande d’extension de sa certification sur cette catégorie. L’échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, en incluant ceux à auditer sur les catégories d’actions déjà certifiées et ceux concernés par la demande d’extension de la certification sur la nouvelle catégorie d’actions.
Qualiopi – Comment apprécier le rôle de la fonction centrale dans un multi-site ?
La fonction centrale doit être à l’origine de la politique qualité applicable à l’ensemble des sites.
Elle doit être en capacité de contrôler la mise en œuvre et l’harmonisation des pratiques sur l’ensemble des sites, et doit également être en capacité de prendre les mesures nécessaires à la résolution des écarts sur l’ensemble des sites.
Exigences de la certification Qualiopi
Qualiopi – Pourquoi dois-je fournir mon bilan pédagogique et financier pour obtenir un devis ?
Le BPF permet de déterminer la durée de votre audit grâce au Chiffre d’Affaires spécifié.
De plus, les règles COFRAC imposent aux Organismes Certificateurs de s’assurer de la recevabilité de l’organisme et, le décret spécifie que l’OC doit recueillir en amont de l’audit le BPF, un organigramme, etc…
En fonction des procédures internes, les Organismes Certificateurs réalisent cette revue avant l’élaboration d’un devis, c’est pourquoi ces documents vous sont demandés.
Qualiopi – Quel est le Chiffre d’Affaires pris en compte dans mon bilan pédagogique et financier pour le calcul de ma durée d’audit ?
Le CA s’apprécie dans sa globalité, quels que soient l’origine des produits.
Pour le calcul de la durée de l’audit, le chiffre d’affaires pris en compte est celui inscrit au bilan pédagogique et financier transmis au moment de la collecte des pièces de candidature et de la conclusion du contrat, et ce même dans l’hypothèse où la réalisation de l’audit intervient après la date de transmission d’un nouveau bilan pédagogique et financier.
De même, un OPAC réalisant des actions de formation, et de VAE, souhaitant se faire certifier uniquement sur ses activités de formation. Le CA pris en compte sera tout de même le total des produits inscrit au BPF.
Qualiopi – Dois-je être en conformité avec le Code du Travail pour obtenir la certification ?
La certification QUALIOPI ne garantie pas la conformité juridique des pratiques des organismes de formation.
Elle permet d’attester de la qualité des prestations délivrées par l’organisme certifié.
Elle ne se soustrait pas à un contrôle de la DREETS.
Qualiopi – L’audit porte-t-il uniquement sur les formations financées ?
Non, Qualiopi doit couvrir impérativement l’ensemble des actions concourantes au développement des compétences dispensées par l’OF.
Qualiopi – Si je ne réalise pas de formation dans l’année, est-ce que je perds ma certification ?
Votre certification est rattachée à votre Numéro de Déclaration d’Activité. Tant que votre numéro est actif, votre certificat est actif.
Attention, en tant qu’organisme de formation, vous devez établir un bilan pédagogique et financier (BPF) de votre activité avant le 31 mai de l’année suivante ou en cas d’inactivité. A défaut de le transmettre à la DREETS, votre déclaration d’activité devient caduque. Et donc votre certificat aussi.
Toutefois, pour votre audit de renouvellement, il faudra avoir pu réaliser une action par catégorie d’action.
Qualiopi – Avec quelles contraintes un OF peut garder sa certification Qualiopi si le dirigeant change sa structure (nouveau Kbis, nouveau nom d’entreprise…) ?
Le mieux est qu’il nous appelle directement, le nombre de cas de figure et donc de réponses ne permet pas de répondre de façon aussi générale.
Qualiopi – Si un OF établi change de SIRET et même de NDA, doit-il diffuser un BPF comme chaque année, ou peut-il attendre pour le diffuser l’année d’après un peu comme un nouvel organisme ?
Seuls les nouveaux entrants peuvent ne pas déclarer un BPF la première année. Dès lors qu’il y a eu de l’activité pour un organisme même si le NDA et/ou SIRET se modifie, la structure devra déclarer son BPF comme chaque année.
Qualiopi – Un organisme réalise des formations à l’étranger. Pour cela, il fait appel à des formateurs du pays en questions (prestataires externes). Est-ce que ces formateurs non français entrent dans le périmètre Qualiopi ?
Si ces prestations sont pour des clients français, alors oui !
Qualiopi – Un organisme fait appel à un sous-traitant avec un contrat de prestation de service et s’assure que les compétences sont là.
Le dit sous-traitant doit-il avoir un NDA obligatoirement ?
La règle est que les sous-traitants doivent avoir un NDA.
Attention, il s’agit d’un contrôle règlementaire. Nous n’avons pas à mettre de non-conformité si le formateur n’a pas de NDA. Nous ne sommes pas les représentants de la DREETS.
CFA / UFA et Certification Qualiopi
Qualiopi – Je suis un UFA, suis-je concerné par QUALIOPI ?
Le CFA sera titulaire de la certification qualité. Il devra s’assurer que les critères qualité soient respectés au sein du ou des établissements d’enseignement (L.6233-1 du Code du travail) porteurs de l’UFA.
Cf indicateur n° 27 du Référentiel National Qualité : lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au référentiel.
Qualiopi – Les UFA ont-ils l’obligation d’afficher le certificat Qualiopi du CFA hors murs qui les portent ?
Les UFA ne sont pas certifiés, c’est le CFA qui a l’obligation d’afficher sa certification.
Etablissements d'enseignement supérieur privés
Qualiopi – Les établissements d’enseignement supérieur privés sont-ils soumis à l’obligation de certification ?
Les établissements d’enseignement supérieur publics accrédités conformément à l’article L. 613-1 du code de l’éducation après évaluation par le Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur ou après une évaluation dont les procédures ont été validées par celui-ci ainsi que les établissements d’enseignement supérieur privés évalués par le comité consultatif pour l’enseignement supérieur privé mentionné à l’article L. 732-1 du même code et ceux évalués par la commission mentionnée à l’article L. 642-3 dudit code sont réputés avoir satisfait à l’obligation de certification mentionnée à l’article L. 6316-1 du présent code.
Qualiopi – Les établissements d’enseignement supérieur privés peuvent-ils utiliser la marque QUALIOPI ?
NON, ils ne peuvent utiliser la marque Qualiopi, délivrée par les seuls certificateurs COFRAC et instances de labellisation reconnues par France Compétences.
Contenu de l'audit de surveillance
Qualiopi – Je vais avoir mon évaluation de mi-certification. L’auditrice m’a prévenu que les points non audités lors du premier audit le seraient maintenant ?
Si l’organisme certifié était nouvel entrant (pas de BPF déposé / NDA jusqu’à 12 mois au moment de la contractualisation) ou pouvait se prévaloir d’un CNEFOP alors les allègements qui étaient prévus pour l’audit initial ne sont plus applicables. (Cf. Indicateurs concernés sur le guide de lecture)
Qualiopi – Si depuis l’audit initial de nouveaux indicateurs (sous-traitance) ont cours, Comment se passe l’échantillonnage ?
Toute évolution de la structure que ce soit du point de vue de l’organisation ou de l’offre fera partie de l’échantillon lors de l’audit de surveillance. Ainsi, si entre l’audit initial et l’audit de surveillance, l’organisme a recours à de la sous-traitance, alors, l’indicateur 27 sera audité à l’audit de surveillance.
Qualiopi – L’auditeur va choisir des dossiers d’apprenants pour contrôler que l’OPAC a tous les documents comme devis, émargement, convention, etc. ? Comment l’auditeur choisit les formations à auditer parmi toutes celles que nous avons ?
Les modalités d’échantillonnage sont les mêmes pour l’audit initial que pour l’audit de surveillance. La pertinence de l’échantillonnage relève de la responsabilité de l’auditeur qui apprécie la situation au moment de l’audit.
Qualiopi – Où puis-je trouver la liste de ces points ?
Les indicateurs applicables sont disponibles sur le guide de lecture du Référentiel disponible sur le site de QUALITIA Certification ou directement sur le site du ministère.
Qualiopi – Que devons-nous prévoir pour préparer cet audit ?
Comme pour l’audit initial, ayez les éléments de preuve à disposition pour l’ensemble de vos activités objet du périmètre. Vous pouvez (pour le confort de l’audité et de l’auditeur mais c’est facultatif) peut être préparer un récapitulatif des modifications ou évolutions opérées depuis l’initial.
Qualiopi – Nous envisageons RNCP (éligibilité CPF), faudra-t-il être prêt pour l’audit de surveillance ?
L’auditeur tiendra compte de l’avancée de votre démarche au moment de l’audit. Il n’est pas nécessaire de précipiter les démarches. Si le catalogue est déposé sur le site du CPF (RNCP) alors les indicateurs 3, 7 et 16 seront audités.
Qualiopi – Dans le cas de multisite géographique, comment les sites à auditer sont choisis ?
L’échantillonnage des sites à auditer se fait de façon aléatoire et à l’appréciation de l’organisme certificateur. Pour la surveillance, si des sites n’ont pas été audités, ils seront alors privilégiés.
Qualiopi – Pour l’échantillonnage concernant les bilans de compétences pendant combien de temps doit-on garder les preuves ?
S’agissant de l’activité de bilan de compétences et au regard du secret professionnel qui régit cette activité, il est possible de ne présenter que des documents anonymisés. Toutefois, et considérant l’obligation de destruction des documents, seules les synthèses devraient pouvoir être fournies avec l’accord du bénéficiaire. (Le temps de conservation reste alors à la discrétion du centre de bilan)
Qualiopi – L’audit concerne l’intégralité des formations réalisées depuis l’obtention de la certification ou simplement des formations de manière aléatoire ? Sur combien de temps l’auditeur peut revenir dans le passé pour des actions réalisées ?
L’échantillonnage mené par l’auditeur concerne, pour l’audit de surveillance, les actions menées depuis l’audit initial et la certification de l’OPAC. L’échantillonnage reste à la discrétion de l’auditeur qui en apprécie la pertinence au moment de l’audit.
Qualiopi – Que se passe-t-il si on n’a plus de clients actuellement mais que l’on souhaite quand même garder la certification qualité en se soumettant à l’audit de surveillance ?
Dans la mesure où votre BPF a bien été déclaré (même à zéro) et que votre NDA est toujours actif, l’OPAC peut être audité en surveillance. L’auditeur prendra connaissance du contenu du BPF et en tiendra compte pour échantillonner.
A noter : il est également possible d’auditer les formations réalisées en tant que sous-traitant.
Qualiopi – Si l’organisme de formation, pour quelque raison que ce soit, n´a fait qu’une formation dans l’intervalle entre l’audit initial et l’audit de surveillance, est-ce un problème majeur ?
La formation réalisée entre l’audit initial et l’audit de surveillance sera prioritairement auditée. L’auditeur s’attachera à vérifier la conformité des évolutions éventuelles que l’organisme aurait pu connaitre pendant cette période.
Qualiopi – Les actions de formation réalisées en sous-traitance (c’est-à-dire que nous réalisons pour d’autres OF) peuvent-elles faire partie de l’échantillon ou sont-elles exclues ?
Toutes les actions qui sont versées au BPF sont auditables que ce soit en direct ou en sous-traitance.
Qualiopi – Comment sont prises en compte les formations faites pour un prestataire et celles faites pour notre OF ? Devons-nous obligatoirement faire au minimum une formation organisée par notre OF pour valider l’audit de surveillance ou celle faite pour un prestataire suffit ?
Il n’est pas nécessaire de réaliser des prestations en direct pour pouvoir passer l’audit de surveillance. Toutefois, il peut s’avérer délicat de rassembler l’intégralité des éléments de preuve nécessaire au maintien de la qualification lors de la surveillance.
Il est à la charge de l’audité de pouvoir justifier de sa conformité vis-à-vis de l’ensemble des indicateurs applicables.
Qualiopi – S’il y a embauche de salarié(e)s entre l’audit initial et l’audit de surveillance, y a-t-il des démarches particulières ?
L’embauche de salariés peut impacter l’indicateur 22 et le plan de développement des compétences attendu.
Qualiopi – Faut-il avoir une veille réglementaire et autre (ind.24-25-26..) active depuis audit initial?
Le principe même de la veille est la mise à jour régulière.
Qualiopi – Je travaille aussi en sous-traitance, l’OF qui m’emploie, bien que certifié, ne respecte pas les attendus. Suis-je concerné(e) ?
L’OPAC audité l’est pour ses actions, ainsi les sous-traitants ne peuvent être engagés ni impactés par les non-conformités de leurs donneurs d’ordres.
Qualiopi – Comment se passe l’audit de surveillance ? Sur quels indicateurs vais-je être audité ?
Depuis le 01/09/2023, ne doivent apparaître et être audités que les indicateurs qui sont obligatoires, c’est-à-dire :
– ceux qui ont généré des NC à l’initial
– ceux qui n’ont pas été audités en raison d’un CNEFOP à l’initial
– ceux qui sont mentionnés dans l’arrêté.
Les indicateurs 2, 8, 9, 12, 13, 18, 23, 24, 25, 28 et 30 ne seront audités lors de l’audit de surveillance que dans le cas où ils ont fait l’objet d’une non-conformité en audit initial.
L’OPAC pourra à présent choisir la modalité de réalisation de son audit de surveillance (sauf avis contraire du certificateur).
Planification de l'audit de surveillance
Qualiopi – A quelle période peut-on passer l’audit de surveillance ?
Les délais de planification des audits de surveillance sont prévues par la loi, soit :
– Entre 14 et 28 mois après la date de certification pour les OPAC certifiés avant 2021,
– Entre 14 et 22 mois pour les OPAC certifiés à partir du 01/01/2021.
Qualiopi – Combien de temps dure l’audit de surveillance ?
La durée de l’audit de surveillance est fixée par décret et se calcule en fonction du chiffre d’affaires, des actions à certifier et du statut de nouvel entrant selon le tableau ci-dessous.
Qualiopi – Pour planifier mon audit de surveillance, à quel moment contacter QUALITIA ?
Idéalement, vous pouvez contacter QUALITIA 12 mois après votre certification. Cela permet d’envisager une planification dans les délais impartis.
Sachez que de notre côté, nous prenons l’initiative de prendre contact également avec vous.
Qualiopi – Si l’auditeur initial est changé à l’audit de surveillance. Est-ce qu’entre eux, il y a bien un compte rendu ? Ou faut-il lui faire un récapitulatif ?
Dans le cas de figure où l’auditeur ne serait pas le même pour l’audit de surveillance que pour l’audit initial, il y a un partage de documents afin que le second auditeur puisse prendre connaissance des éléments de contexte du dossier et mener un audit de surveillance pertinent.
Qualiopi – Mon CA a doublé en 2021. Y a-t-il un impact sur la durée de mon audit de surveillance ?
En amont de la planification de votre audit de surveillance, QUALITIA collectera des informations, dont votre dernier Bilan Pédagogique et Financier. Si le nouveau Chiffre d’Affaire au bilan vous fait changer de tranche de Chiffre d’Affaires, alors, un avenant au contrat vous sera envoyé pour adapter la durée.
Qualiopi – Peut-on faire réaliser l’audit de surveillance par le même auditeur qu’à l’audit initial ?
La règle pour l’affectation des auditeurs pour les audits de surveillance est que, sauf impossibilité (auditeurs trop éloignés, auditeurs qui ne feraient plus partie de l’équipe, indisponibilités, congés maternité…), c’est l’auditeur qui a assuré l’audit initial qui est sollicité pour la surveillance.
Qualiopi – Comment puis-je procéder pour planifier mon audit de surveillance ?
Depuis l’Arrêté du 31 Mai 2023, les organismes certificateurs ont besoin de recueillir plusieurs éléments présents (pour QUALITIA : dans un formulaire surveillance), votre dernier Bilan Pédagogique et Financier en cours, et un organigramme à jour.
De notre côté, nous vous contactons 12 mois après votre certification pour vous inviter à planifier l’audit de surveillance, mais vous pouvez tout aussi bien nous contacter à votre convenance pour pouvoir le planifier.
Déroulé de l'audit de surveillance
Qualiopi – Peut-on lever les NC pendant l’audit en proposant le plan d’action ?
Dès lors que la non-conformité est constatée, elle doit être tracée. Le délai pour la lever dépend en grande partie de la réactivité de l’audité pour l’envoi des éléments nécessaires. La levée des NC ne peut donc intervenir qu’à posteriori de l’audit, mais peut être très rapide.
Qualiopi – Tous nos documents sont électroniques, devons-nous avoir des copies papier pour l’audit de surveillance (convention, émargements, attestations etc.) ?
Il n’est absolument pas nécessaire de « matérialiser » les supports même si l’audit se déroule en présentiel. L’auditeur prendra connaissance des éléments de preuve de façon dématérialisée.
Qualiopi – A l’issue de l’audit de surveillance, que se passe-t-il dans le temps du traitement des NC ? la certification est-elle suspendue ?
Si des NC sont constatées lors de l’audit de surveillance, l’audité a (comme pour l’audit initial) 8 jours pour envoyer le plan d’action (quelque soit la nature de la NC) et 3 mois (à compter de la date de l’audit de surveillance) pour apporter les éléments de preuve de la mise en œuvre des plans d’action (pour les NC majeures). La certification est donc maintenue pendant ce délai.
Passé les 3 mois, sans levé des NC, elle pourra être suspendue.
Qualiopi – Si le référentiel évolue entre l’audit initial et l’audit de surveillance, est-on audité sur la modification des process ?
En vertu de l’indicateur 23, les évolutions qui interviendraient entre l’audit initial et l’audit de surveillance sont prises en compte.
Qualiopi – Quels sont les changements à prévoir lors de mon audit si je propose des formations en ligne/sur une plateforme LMS ?
L’indicateur 17 est impacté par une telle évolution. En effet, la mise à disposition des moyens techniques pour délivrer des formations en distanciel sera obligatoirement vérifiée.
Qualiopi – Nous n’avons pas déclaré de BPF depuis l’audit initial, quel impact pour l’audit de surveillance ?
L’absence de déclaration du BPF entraîne une suspension voire une perte du NDA, ainsi la visibilité sur la liste publique ne sera plus possible et par voie de conséquence les prises en charges des formations également.
Cela n’impactera pas directement l’audit de surveillance mais les financements de l’OPAC.
Qualiopi – Doit-on changer d’organisme certificateur après l’audit de surveillance ou pouvons-nous rester avec le même ?
Il est bien sûr possible de poursuivre la démarche de certification auprès du même certificateur et ce, même après l’audit de surveillance.
Logo et utilisation de la marque
Qualiopi – Peut-on écrire librement que nous sommes certifiés Qualiopi sans utiliser le logo, et donc y compris sur une fiche d’une seule formation, ou sur une convention (par exemple) ?
Seule l’utilisation du logo est soumise à des restrictions.
Qualiopi – Peut-on mettre le logo dans une signature de mail, dans règlement intérieur et CGV, sur une page Internet évoquant Qualiopi de manière générale ?
Il est impossible d’utiliser le logo QUALIOPI sur un document qui serait rattaché à une seule formation. Dans le cadre d’une signature de mail, d’une page internet, d’un règlement intérieur ou de CGV, il s’agit bien de documents qui ont pour objectif une communication générale de l’organisme il est donc possible d’y apposer le logo QUALIPOI.
Qualiopi – Le logo peut-il être mis sur les factures, dans modèle convention et contrat ?
Les factures, conventions de formation et contrat relevant d’une formation identifiée il n’est pas possible d’y apposer le logo.
Qualiopi – Peut-on informer par le biais de nos réseaux sociaux que notre organisme a obtenu la certification QUALIOPI ?
Dans la mesure où cette démarche relève bien la communication globale de l’OPAC il n’y a pas de contre-indication pour utiliser le logo.
Qualiopi – Doit-on apposer le logo QUALITIA à côté du logo QUALIOPI ?
Il n’y a aucune obligation d’utiliser le logo QUALITIA Certification à côté du logo QUALIOPI.
Qualiopi – Dans le cas d’un OPAC en cours d’obtention de sa certification QUALIOPI, ce dernier peut-il utiliser le logo ?
Non, seul le terme Qualiopi peut être utilisé, mais jamais le logo.
Extension de certification
Qualiopi – Un audit d’extension peut-il être réalisé en même temps que l’audit de surveillance ? Doivent-ils être réalisés distinctement ? Y a-t-il un ordre à respecter ?
L’audit d’extension et de surveillance ne peuvent se substituer l’une à l’autre. Si l’audit d’extension a lieu avant la surveillance alors, le périmètre de l’audit de surveillance sera étendu à la nouvelle activité, et, la certification sur les 2 actions sera alors maintenue jusqu’au renouvellement.
Qualiopi – Ajouter à mes activités des formations financées par le CPF m’oblige t-il à passer un audit d’extension ?
Si un catalogue est déposé sur le CPF entre l’audit initial et l’audit de surveillance, il n’est pas nécessaire de demander un audit d’extension. Il s’agit d’un élargissement de l’offre de formation et non d’une nouvelle action. Il faudra toutefois être vigilant à l’application des indicateurs 3, 7 et 16 si les formations sont inscrites au RNCP.
Qualiopi – Faut-il faire un audit d’extension lorsque je rajoute des formation à mon catalogue ?
L’audit d’extension concerne l’ajout de nouvelles actions et non de nouvelles formations. Elle peut concerner la ou les actions suivantes : FORMATION – CBC – VAE – APPRENTISSAGE.
Qualiopi – Comment se déroule une extension de certification ?
Pour procéder à la planification d’un audit d’extension, l’organisme audité devra fournir son dernier BPF (Bilan Pédagogique et Financier) déposé afin de calculer la durée de cet audit d’extension.
Qualiopi – Comment puis-je savoir si je suis éligible à l’audit d’extension et comment puis-je connaître la durée de celui-ci ?
Pour pouvoir être éligible à l’audit d’extension, il faut vérifier si l’action définie est considérée comme étant une nouvelle activité et voir depuis quand vous vous êtes mis en conformité.
Depuis l’Arrêté du 31 Mai 2023, une prestation de l’action demandée (Formation, Bilan de Compétences, VAE ou Apprentissage) doit obligatoirement être réalisée.
Transfert de certification
Qualiopi – Comment se déroule un transfert de certification ?
Depuis le 1er Juin 2023, tout organisme souhaitant changer d’organisme certificateur doit déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial ou transférer sa demande à un certificateur accrédité par le COFRAC.
Cette demande autorise le nouvel organisme certificateur à demander la transmission des éléments nécessaires à la reprise à l’ancien certificateur.
Vous devez tout de même vérifier les conditions de rupture de votre contrat avec votre ancien certificateur avant de vous engager avec le nouveau.
Attention : si votre demande de transfert fait suite à la suspension ou au retrait de l’accréditation du premier organisme certificateur, le nouveau certificateur devra conduire un audit complémentaire qui portera à minima sur la conformité d’une action menée depuis la décision de certification d’origine.
Enfin, si votre changement de certificateur entre dans le cadre d’un changement lors du renouvellement, il faudra transmettre une déclaration sur l’honneur attestant que l’OPAC n’a pas conclu de nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées.
Arrêté du 31 Mai 2023
Qualiopi – Que signifie « la mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’action concourant au développement des compétences concernée est un pré requis pour le déclenchement de l’audit ?
En effet, depuis la sortie de l’Arrêté, vous avez l’obligation d’avoir réalisé une action pour pouvoir être éligible à l’audit de certification.
La notion de « mise en œuvre » implique que les formations longues aient au moins débuté, même si elles ne sont pas encore entièrement réalisées.
Qualiopi – Pouvez-vous me confirmer que dans le cas d’une extension de site, le futur site devra bien se soumettre à l’obligation de réalisation d’une action pour être éligible à l’audit ?
En effet, l’activité de formation doit avoir débuté sur le site en question avant la réalisation de l’audit (permettant son ajout sur le certificat).
Traitement Administratif
Qualiopi – Les formations CSE entrent-elles dans le cadre de Qualiopi et donc du périmètre de l’audit ?
Les formations à destination des membres du CSE sont des actions de formation au sens de l’article L 6313-1-1°) du code du travail, indépendamment de leur financement.
Dès lors que l’organisme de formation sollicite la certification qualité pour l’ensemble des actions de formation qu’il dispense, il n’y a pas lieu de distinguer selon l’origine des financements.
Qualiopi – Sur quel texte je trouve les compétences requises pour être intervenant en Bilan de Compétences ?
RS 5904 master dans les sciences de l’humain pratique du bilan de compétences.
Qualiopi – Avec quelles contraintes, un OF peut garder sa certification Qualiopi, si le dirigeant change sa structure (nouveau KBis, nouveau nom d’entreprise) ?
Le mieux ici est que l’OF nous contacte pour que l’on puisse lui apporter une réponse personnalisée (car le nombre de cas de figure et donc de réponses ne permet pas de répondre de façon aussi générale).
Qualiopi – Si un OF établi, change de SIRET et même de NDA, doit-il diffuser un BPF comme chaque année ? Ou peut-il attendre pour le diffuser l’année d’après un peu comme un nouvel organisme ?
Seuls les nouveaux entrants peuvent ne pas déclarer un BPF la première année. Dès lors qu’il y a eu de l’activité pour un organisme, même si le NDA et /ou SIRET se modifie, la structure devra déclarer son BPF comme chaque année.
Qualiopi – Un organisme qui fait une demande de NDA auprès de la DREETS peut-il contractualiser avec un stagiaire une convention de formation offerte à titre gracieux ?
La DREETS d’Occitanie a refusé d’affecter un NDA en raison de la gratuité de la convention qui portait la demande.
Audit de Renouvellement
Qualiopi – Combien de temps avant l’échéance de la certification allez-vous nous contacter pour la planification ? A combien de mois AU PLUS pouvons-nous planifier l’audit de renouvellement ?
Il n’y a pas de minimum et de maximum : nous avons prévu 4 mois au programme pour respecter les délais en cas de non-conformités majeures à lever.
On ne veut pas trop anticiper pour ne pas que les OPAC se retrouvent trop longtemps sans être audités.
En effet lors du renouvellement, la validité du nouveau certificat est au lendemain de l’ancien certificat. On travaille sur un lissage, on est parti sur 4 à 6 mois (sachant que certains n’accepteront pas d’anticiper et que l’on aura donc entre 1 à 6 mois).
Qualiopi – Si nous avons un BPF à zéro mais que nous avons toujours notre NDA, pouvons-nous tout de même passer l’audit ?
Même si vous n’avez pas eu de nouvelle activité entre l’audit initial et l’audit de surveillance, votre certification pourra être maintenue si vous maintenez vos processus (vérification lors de l’audit de surveillance).
A l’audit de renouvellement cependant, il faudra avoir des actions à présenter pour pouvoir renouveler votre certification.
Conduit de l'audit (Cas particuliers et Difficultés)
Qualiopi – Si l’OPAC est accompagné, est ce que le consultant peut, à lui seul, être présent en tant qu’audité ?
Non, même si le client est accompagné, il faut à minima qu’un représentant de l’OPAC soit présent à l’audit.
Qualiopi – Comment se déroule l’échantillonnage pendant l’audit ?
A l’aide d’un échantillonnage approprié, l’auditeur recueillera les informations relatives aux objectifs, au champ et aux critères d’audit et les vérifiera. L’échantillonnage ne sera en aucun cas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.
Lors de la réalisation de l’audit, si l’auditeur constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée de l’audit initialement prévue au contrat cette durée sera ajustée en conséquence (par le biais d’un audit complémentaire) pour assurer la conformité de l’audit aux modalités de calcul.
Qualiopi – Que faire si l’audité est lui-même sous-traitant sur certains dossiers ?
Tout ce qui est déclaré sur le BPF peut être audité donc si l’audité est lui-même sous-traitant sur certains dossiers, ceux-ci rentrent dans l’audit.
Affichage et Communication du certificat
Qualiopi – Quelles sont les règles d’affichage et de communication du certificat ?
Le certificat devra à présent faire apparaître en plus des éléments habituels le SIREN de l’OPAC certifié.
Le certificat devra être affiché dans les locaux de l’OPAC certifié, sur le site internet (le cas échéant), et fourni à toute personne qui en fait la demande.
Qualiopi – Quelles sont les règles d’affichage et de communication du certificat pour les organismes multi-sites ?
Le certificat doit être affiché sur l’ensemble des sites concernés.
Qualiopi – Est-il possible d’apposer un filigrane sur le certificat rendu publique sur le site ?
S’il s’agit d’un filigrane apposé sur le document pour éviter que le document soit copié, cela est possible.
Qualiopi – Sur mon site internet, puis-je faire apparaître le certificat uniquement en cliquant sur le logo QUALIOPI ?
Ce n’est pas possible, il faut qu’il y ait un lien ou un bouton d’accès dédié.
Les évolutions de la V9
Qualiopi – Quelle est la date de mise en œuvre définitive de la V8, c’est-à-dire la date à partir de laquelle il sera possible d’émettre des NC sur les évolutions ?
Le 23 janvier 2023, pour la V9 c’est depuis le 8 mars 2024.
Qualiopi – Le sous-traitant doit obligatoirement être certifié Qualiopi aussi, même si c’est l’OF donneur d’ordre qui suit les indicateurs ?
La question de la certification des OF sous-traitants doit être comprise uniquement dans le cadre des prestations prises en charge par le CPF. Cette obligation est définie, encadrée et enrichie par le décret N° 2023-1350 du 28 novembre 2023 et par l’arrêté du 3 janvier 2024.
Par ailleurs, la V9 explique bien que les sous-traitants (sauf cas réglementaires) ne sont pas soumis à l’obligation de certification.
Qualiopi – Quelle est la différence entre la sous-traitance et le portage Qualiopi ?
La question qui se pose est la différence entre la sous-traitance qui est autorisée et le portage QUALIOPI qui ne l’est pas.
Le portage consiste en une version extrême de la sous-traitance, le donneur d’ordres n’intervient à aucun moment (excepté la contractualisation bien sûr), dans la réalisation de la prestation.
Dès lors que le donneur d’ordres démontre qu’il intervient réellement à un moment de la prestation alors on est bien en présence d’une relation de sous-traitance.
