Il est important lors de la conception de la demande de devis de préciser si l’organisme audité est Multi-sites ou Mono-site. Aujourd’hui nous allons nous pencher sur : Comment reconnaître un organisme Multi-sites dans le cadre de la Certification QUALIOPI ? Quelles sont les caractéristiques d’un Multi-sites et qu’est-ce qui change par rapport à un organisme Mono-site ?
I ) Dans le cadre de la Certification QUALIOPI :
Un organisme dit ‘’Mono-site’’ est un organisme ne possédant qu’un seul site dédié à la formation. Il est possible qu’un organisme Mono-site possède plusieurs sites, mais ceux-ci ne remplissant pas les critères d’un Multi-sites, ne font pas partie du périmètre de certification.
Un organisme dit ‘’Multi-sites’’ doit répondre à plusieurs critères, ce qui est parfois compliqué à comprendre. Nous les énonçons ci-dessous :
- Les sites doivent avoir le même Numéro de Déclaration d’Activité (NDA),
- Ceux-ci doivent et accueillir des actions de formation et posséder du personnel présent de façon permanente,
- Il faut pouvoir prétendre à une harmonisation du système qualité, ce qui a pour objectif à terme de proposer un seul et unique système qualité commun et propre à tous les sites,
- Ceux-ci sont définis par une Fonction Centrale qui pilote le système qualité.
Si un de vos sites ne possède pas ces caractéristiques, il ne sera pas audité pour la certification.
II ) Mais alors, quels sont les changements pour la Certification ?
Tout d’abord, votre certificateur devra savoir si la fonction centrale est aussi un site d’exécution ou non. Cela entrera en jeu lors du calcul de la durée d’audit. En effet, plus vous aurez de sites, plus la durée de l’audit sera revue à la hausse afin de pouvoir balayer les différents sites supplémentaires à auditer.
Pas de panique, tous vos sites ne seront pas audités pour autant ! Par exemple, QUALITIA Certification a déjà eu le cas d’un OF possédant 93 sites. Seulement 10 d’entre eux ont été audités.
Un calcul visant à déterminer le nombre de sites audités pour l’audit initial est fait par l’organisme certificateur. Le calcul est le suivant :
√(nombre de sites audités-1)
Attention : Le ‘’-1’’ ne s’applique que si la fonction centrale n’est pas un site d’exécution.
Par exemple : √93 = 9,64. L’arrondis est fait au plus proche, ce qui nous donne 10 sites audités.
Deuxième exemple : dans le cas où une entreprise a 8 sites : √8 = 2,8 donc 3 sites audités.
Un deuxième calcul vient s’ajouter au premier pour calculer le nombre de sites à auditer pour l’audit de surveillance :
Soit : 10 x 0,6 = 6 sites audités pour l’audit de surveillance.
Deuxième exemple : 3 x 0,6 = 1,8 ce qui fait 2 sites audités pour l’audit de surveillance.
- Chaque site supplémentaire à auditer apportera 0,5 jour supplémentaire à la durée d’audit. Le résultat de ces calculs est visible de façon claire sur le devis.
- Il se peut que plusieurs auditeurs soient affectés à une même affaire en raison de la localisation des différents sites pour une question de proximité par rapport aux lieux d’audit.
- Dans tous les cas et peu importe le nombre de sites à auditer, la programmation de l’audit reste la même en termes de délais de traitement.
