QUALIOPI – Veille sur l’Arrêté du 31 mai 2023

Découvrez les points essentiels à retenir concernant les mesures en matières de certification qualité Qualiopi des organismes de formation !

Audit initial Qualiopi

Avant l’audit :

D’une part, l’organisme certificateur devra identifier, au moment de la demande de devis, les éléments supplémentaires collectés précédemment.

• SIREN
• Statut juridique
• Les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou des personnes physiques candidates
• Un organigramme nominatif et fonctionnel
• En l’absence de BPF, le montant des produits perçus par catégorie de financeur (à partir des données comptables issues selon les statuts du livre journal, du grand livre ou du livre des recettes encaissées).

De plus, afin d’anticiper l’applicabilité de certains indicateurs QUALIOPI, l’organisme certificateur devra recueillir les informations suivantes concernant son offre :

• Modalités de réalisation des prestations (présentiel tout ou en partie à distance) (17)
• Formations en situation de travail (28)
• Formations en alternance (13)
• Formations certifiantes (3,7,16)
• Pratique la sous-traitance (27)
• Et/ou s’il est lui-même sous-traitant

Au moment de la contractualisation, l’OPAC doit fournir une déclaration sur l’honneur datée et signée. Cette déclaration atteste qu’il n’a pas conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur. Cela inclut également tout nouveau contrat de renouvellement, le cas échéant. L’attestation précise aussi que l’OPAC n’a fait l’objet d’aucun refus ou retrait de certification. Cette condition s’applique sur les catégories d’actions sollicitées, et ce, durant les trois derniers mois.

Par ailleurs, toutes les informations fournies doivent être conformes aux exigences. Une fausse déclaration parmi les éléments transmis ou lors de l’audit entraîne un refus de certification. Ce refus intervient après une procédure contradictoire.

Enfin, l’organisme doit avoir mis en œuvre une action dans chaque catégorie d’action concernée. Ce prérequis est indispensable pour déclencher l’audit.

Pendant l’audit Qualiopi :

L’auditeur utilise un échantillonnage approprié pour recueillir les informations sur les objectifs, le champ et les critères d’audit. Il vérifie ensuite ces informations pour garantir la conformité de l’organisme. L’auditeur ne communique jamais l’échantillonnage à l’organisme avant la réunion d’ouverture de l’audit.

Pendant l’audit Qualiopi, l’auditeur peut constater des éléments nouveaux impactant la durée de l’audit. Si cela arrive, il ajuste la durée initiale prévue dans le contrat. Il procède alors à un audit complémentaire pour respecter les modalités de calcul.

Après l’audit Qualiopi :

Le rapport d’audit transmis par l’organisme certificateur à l’issue de l’audit devra mentionner l’échantillonnage retenu par l’auditeur ainsi que les éléments de preuve apportés.

Affichage et communication du certificat

Le certificat devra à présent faire apparaître en plus des éléments habituels le SIREN de l’OPAC certifié

Enfin, le certificat devra être affiché dans les locaux de l’OPAC certifié, sur le site internet (le cas échéant), et fourni à toute personne qui en fait la demande. En cas de défaut d’affichage ou de défaut de présentation du certificat, une non-conformité majeure devra être tracée.

Audit de surveillance Qualiopi

Tout d’abord, les indicateurs vérifiés pour l’audit de surveillance de Qualiopi sont :

• Ceux qui ont fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial
• Les indicateurs 1, 4 ,3 (si applicable) 5, 6, 7(si applicable), 10, 11, 16(si applicable), 17, 19, 21, 22, 26, 27, 31, 32

Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité

L’OPAC pourra à présent choisir la modalité de réalisation de son audit de surveillance (sauf avis contraire du certificateur)

Traitement des non-conformités et des signalements

L’organisme certificateur pourra, refuser, suspendre ou retirer une certification « au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées »

Cas des organismes multi-sites.

• Si l’organisme multi-sites souhaite ajouter plusieurs nouveaux sites, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l’organisme certificateur. L’échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. En complément de l’audit des nouveaux sites, l’organisme certificateur audite la fonction centrale.

• Si tout ou partie des nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme multi-sites sollicite conjointement une demantde d’extension de sa certification sur cette catégorie. L’échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, en incluant ceux à auditer sur les catégories d’actions déjà certifiées et ceux concernés par la demande d’extension de la certification sur la nouvelle catégorie d’actions.

Cas des transferts de certification Qualiopi

Tout organisme souhaitant changer d’organisme certificateur doit déposer une nouvelle demande de certification Qualiopi et satisfaire à un audit initial ou transférer sa demande à un certificateur accrédité

Cette demande autorise le nouveau certificateur à demander la transmission des éléments nécessaires à la reprise à l’ancien certificateur.

Attention malgré tout, cette disposition ne vient pas contredire la réglementation contractuelle applicable. En effet, vous devrez vérifier les conditions de rupture de votre contrat avec votre ancien certificateur avant de vous engager avec le nouveau.

En cas de demande de transfert à la suite de la suspension ou du retrait de l’accréditation du premier organisme certificateur, le nouvel OC devra conduire un audit complémentaire qui portera a minima sur la conformité d’une action menée depuis la décision de certification d’origine.

Dans le cadre d’un changement d’organisme lors du renouvellement, il faudra transmettre une déclaration sur l’honneur attestant que l’OPAC n’a pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées.

Cas des extensions de certification Qualiopi

Pour procéder à la planification d’un audit d’extension, l’organisme certificateur devra demander le dernier BPF déposé afin de calculer la durée de l’audit d’extension.

Cas des nouveaux entrants

Est considéré comme nouvel entrant un prestataire d’actions concourant au développement des compétences :

• dans sa première année d’activité
• qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie

La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’action concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs, QUALITIA Certification procédera à la vérification de la formalisation du processus lors de l’audit initial, la mise en œuvre effective de l’indicateur sera vérifiée lors de l’audit de surveillance

La durée de la surveillance est majorée de 0,5 jour pour les OPAC audités en initial comme nouvel entrant.

Modalités annexes

A SAVOIR : Les organismes certificateurs sans accréditations ne peuvent pas avoir plus de 50 clients certifiés.

APPLICATIONS SELON LA DGEFP :

• Aussi, certaines dispositions entrent néanmoins en vigueur dès le lendemain de la publication de l’arrêté au JO, soit le 9 juin.

Cela correspond aux dispositions relatives au :

• traitement des non-conformités (article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit),
• traitement des signalements (article 5 bis du même arrêté),
• transfert de certification (article 7 du même arrêté)
• et dépôt d’une nouvelle demande après un refus de certification (article 8 du même arrêté)
• ainsi que les modifications de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs et de l’arrêté du 1er février 2021.

• Par ailleurs, afin de ne pas produire d’effet rétroactif :

Aussi, les dispositions du quatrième alinéa de l’article 2 ne s’appliquent pas aux organismes certificateurs :

• qui ont fait l’objet d’une décision de recevabilité favorable antérieurement à la date de publication de l’arrêté (limitation du nombre de certificats pouvant être délivrés par l’organisme certificateur)

• dont la date de refus ou de retrait d’accréditation est antérieure à la date de publication de l’arrêté (délai de carence avant une nouvelle demande d’accréditation)
• dont la nouvelle demande d’accréditation a fait l’objet d’une décision de recevabilité favorable antérieurement à la date de publication de l’arrêté (limitation du nombre de certificats pouvant être délivrés par l’organisme certificateur)

Retrouvez l’intégralité de l’arrêté ci-dessous :