QUALIOPI – Veille sur l’Arrêté du 31 mai 2023

Découvrez les points essentiels à retenir concernant les mesures en matières de certification qualité des organismes de formation !

Audit initial

Avant l’audit :

L’organisme certificateur sera tenu au moment de la demande de devis d’identifier en sus des éléments collectés précédemment :

• SIREN
• Statut juridique
• Les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou des personnes physiques candidates
• Un organigramme nominatif et fonctionnel
• En l’absence de BPF, le montant des produits perçus par catégorie de financeur (à partir des données comptables issues selon les statuts du livre journal, du grand livre ou du livre des recettes encaissées).

De plus, afin d’anticiper l’applicabilité de certains indicateurs QUALIOPI, l’organisme certificateur devra recueillir les informations suivantes concernant son offre :

• Les modalités de réalisation des prestations (présentiel tout ou en partie à distance) (17)
• Des formations en situation de travail (28)
• Des formations en alternance (13)
• Des formations certifiantes (3,7,16)
• Pratique la sous-traitance (27)
• Et/ou s’il est lui-même sous-traitant

Au moment de la contractualisation, une déclaration sur l’honneur daté et signée, attestant que l’OPAC n’a pas, à la date de conclusion du contrat, conclu un contrat de certification (ou un nouveau contrat de renouvellement le cas échéant) avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de 3 mois sur ces catégories.

L’ensemble des informations devront être conformes. Toute fausse déclaration parmi les éléments transmis ou lors de l’audit peut entraîner le refus de certification à l’issue d’une procédure contradictoire.

La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’action concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

Pendant l’audit :

A l’aide d’un échantillonnage approprié, l’auditeur recueillera les informations relatives aux objectifs, au champ et aux critères d’audit et les vérifiera. L’échantillonnage ne sera en aucun cas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.

Lors de la réalisation de l’audit, si l’auditeur constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée de l’audit initialement prévue au contrat cette durée sera ajustée en conséquence (par le biais d’un audit complémentaire) pour assurer la conformité de l’audit aux modalités de calcul.

Après l’audit :

Le rapport d’audit transmis par l’organisme certificateur à l’issue de l’audit devra mentionner l’échantillonnage retenu par l’auditeur ainsi que les éléments de preuve apportés.

Affichage et communication du certificat

Le certificat devra à présent faire apparaître en plus des éléments habituels le SIREN de l’OPAC certifié

Le certificat devra être affiché dans les locaux de l’OPAC certifié, sur le site internet (le cas échéant), et fourni à toute personne qui en fait la demande. En cas de défaut d’affichage ou de défaut de présentation du certificat, une non-conformité majeure devra être tracée.

Audit de surveillance

Les indicateurs vérifiés pour l’audit de surveillance sont :

• Ceux qui ont fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial
• Les indicateurs 1, 4 ,3 (si applicable) 5, 6, 7(si applicable), 10, 11, 16(si applicable), 17, 19, 21, 22, 26, 27, 31, 32

Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, applicables à l’organisme audité

L’OPAC pourra à présent choisir la modalité de réalisation de son audit de surveillance (sauf avis contraire du certificateur)

Traitement des non-conformités et des signalements

L’organisme certificateur pourra, refuser, suspendre ou retirer une certification « au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées »

Cas des organismes multi-sites.

• Si l’organisme multi-sites souhaite ajouter plusieurs nouveaux sites, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l’organisme certificateur. L’échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche. En complément de l’audit des nouveaux sites, l’organisme certificateur audite la fonction centrale.

• Si tout ou partie des nouveaux sites mettent en œuvre une nouvelle catégorie d’actions, l’organisme multi-sites sollicite conjointement une demantde d’extension de sa certification sur cette catégorie. L’échantillonnage des sites à auditer est constitué à partir des nouveaux sites, en incluant ceux à auditer sur les catégories d’actions déjà certifiées et ceux concernés par la demande d’extension de la certification sur la nouvelle catégorie d’actions.

Cas des transferts de certification

Tout organisme souhaitant changer d’organisme certificateur doit déposer une nouvelle demande de certification et satisfaire à un audit initial ou transférer sa demande à un certificateur accrédité

Cette demande autorise le nouveau certificateur à demander la transmission des éléments nécessaires à la reprise à l’ancien certificateur.

Attention malgré tout, cette disposition ne vient pas contredire la réglementation contractuelle applicable. En effet, vous devrez vérifier les conditions de rupture de votre contrat avec votre ancien certificateur avant de vous engager avec le nouveau.

En cas de demande de transfert à la suite de la suspension ou du retrait de l’accréditation du premier organisme certificateur, le nouvel OC devra conduire un audit complémentaire qui portera a minima sur la conformité d’une action menée depuis la décision de certification d’origine.

Dans le cadre d’un changement d’organisme lors du renouvellement, il faudra transmettre une déclaration sur l’honneur attestant que l’OPAC n’a pas conclu un nouveau contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées.

Cas des extensions de certification.

• Pour procéder à la planification d’un audit d’extension, l’organisme certificateur devra demander le dernier BPF déposé afin de calculer la durée de l’audit d’extension.

Cas des nouveaux entrants

Est considéré comme nouvel entrant :

• Prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité

• Prestataire d’actions concourant au développement des compétences qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie

La mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’action concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit.

Pour les nouveaux entrants, les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 du référentiel national font l’objet de modalités d’audit adaptées. Pour ces indicateurs QUALITIA Certification procédera à la vérification de la formalisation du processus lors de l’audit initial, la mise en œuvre effective de l’indicateur sera vérifiée lors de l’audit de surveillance

Pour les OPAC audités en initial comme nouvel entrant, la durée de la surveillance est majorée de 0,5 jour

Modalités annexes

A SAVOIR : Les organismes certificateurs sans accréditations ne peuvent pas avoir plus de 50 clients certifiés.

APPLICATIONS SELON LA DGEFP :

• Certaines dispositions entrent néanmoins en vigueur dès le lendemain de la publication de l’arrêté au JO, soit le 9 juin.

Cela correspond aux dispositions relatives au traitement des non-conformités (article 5 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit), au traitement des signalements (article 5 bis du même arrêté), au transfert de certification (article 7 du même arrêté) et au dépôt d’une nouvelle demande après un refus de certification (article 8 du même arrêté), ainsi que les modifications de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux exigences pour l’accréditation des organismes certificateurs et de l’arrêté du 1er février 2021.

• Par ailleurs, afin de ne pas produire d’effet rétroactif :

Les dispositions du quatrième alinéa de l’article 2 (limitation du nombre de certificats pouvant être délivrés par l’organisme certificateur) ne s’appliquent pas aux organismes certificateurs ayant fait l’objet d’une décision de recevabilité favorable antérieurement à la date de publication de l’arrêté. Les dispositions du quatorzième alinéa de l’article 2 (délai de carence avant une nouvelle demande d’accréditation) ne s’appliquent pas aux organismes certificateurs dont la date de refus ou de retrait d’accréditation est antérieure à la date de publication de l’arrêté.

Les dispositions du seizième alinéa de l’article 2 (limitation du nombre de certificats pouvant être délivrés par l’organisme certificateur) ne s’appliquent pas aux organismes certificateurs dont la nouvelle demande d’accréditation a fait l’objet d’une décision de recevabilité favorable antérieurement à la date de publication de l’arrêté.

Retrouvez l’intégralité de l’arrêté ci-dessous :