La certification Qualiopi repose sur un cycle d’audit structuré, composé de trois étapes clés : l’audit initial, l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement. Chacune de ces étapes a ses spécificités, ses attendus, et s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue.

👉 Afin de mieux comprendre la logique et les différences entre ces audits, il est utile de revenir aux bases. En particulier à l’arrêté du 31 mai 2023 (cité en bleu dans l’article), qui définit avec précision les modalités de réalisation de chacun des types d’audit dans le cadre de Qualiopi.

Que vous soyez en phase de préparation, déjà certifié ou proche de l’échéance de renouvellement, ce contenu vous aidera à mieux visualiser le rôle de chaque audit et à mieux comprendre ce que les certificateurs observent vraiment.

Audit initial

Le certificateur se doit de vérifier un certain nombre d’éléments avant même de pouvoir engager la démarche de certification :

 La dénomination de l’organisme et (-) son numéro SIREN ;

• le statut juridique de l’organisme ;
• les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de la personne physique candidate ;
• le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois ;

Ces premières informations ont vocation à vérifier que l’organisme candidat répond bien aux exigences réglementaires qui le rende éligible à cette certification.

• les catégories d’actions concernées par la certification ;
• « une description de l’activité de l’organisme en tant que prestataire d’actions concourant au développement des compétences, précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il intervient pour le compte d’un autre organisme de formation; »

Les éléments suivants permettent de définir le périmètre de certification et l’on rentre déjà dans la projection du futur audit.

• la liste exhaustive des sites dépendant du numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité concernée ; «
• un organigramme nominatif et fonctionnel de l’organisme ; «

Il s’agit là de commencer à prendre connaissance de l’organisation de l’entité candidate. Cette démarche sera bien plus poussée au moment de l’audit. Mais demander ces éléments préalablement permet au futur certifié de saisir que la démarche de l’audit s’inscrit dans une analyse globale et que c’est bien une organisation qui va être auditée.

• le cas échéant, les preuves de certifications ou labellisations déjà obtenues, leur validité et périmètre ; «
• la période souhaitée pour l’audit ; «

S’attarder quelques instants sur la planification est important. En effet, il s’agit là d’une clé essentielle du succès. Planifier un audit trop tôt entraîne quasi inévitablement le constat d’un manque de maturité de la démarche qualité. Même si la mise en œuvre réelle et effective de l’engagement qualité de l’organisme de formation ne sera auditée que plus tard dans le cycle, il est attendu au minimum une vision de l’organisation qui se traduit par la création de processus et d’outils.

• le dernier bilan pédagogique et financier transmis (-) ou (-), pour les organismes débutant (-), le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité.

La ou les catégorie(s) d’action à certifier ainsi que le montant du chiffre d’affaires généré par cette/ces activité (s) sont les 2 indicateurs qui permettent de définir la durée de l’audit.

Pour rappel, le mode de calcul de la durée de l’audit est encadré par un arrêté qui en définit les règles.

• L’échantillonnage par l’auditeur des actions à auditer est représentatif de l’activité du prestataire (-) sur la période de référence. L’échantillonnage n’est pas communiqué à l’organisme audité avant la réunion d’ouverture de l’audit.

Le rôle de l’organisme certificateur lors de l’audit initial est, par le biais de l’échantillonnage de vérifier que les bases des processus qui sont posées sont conformes au référentiel QUALIOPI et permettent un ancrage solide.

L’audit de Surveillance

« L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.  L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. » et permet également de faire un point sur les
 « – résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent »

Au-delà de la vérification de la mise en œuvre de la conformité des processus qui ont été déclarés à l’audit initial, l’audit de surveillance est un moment privilégié. Il va permettre au certifié de vérifier l’efficacité de ses processus. Le suivi de la mise en œuvre des plans d’action annoncés pour le traitement des non-conformités éventuelles est révélateur de l’avancée de la maturité de la compréhension des attentes.

Par ailleurs, même si l’auditeur n’a pas à émettre un avis, ou une quelconque opinion sur l’efficacité des processus qu’il observe, le fait de tracer des non-conformités à l’audit de surveillance est souvent révélateur d’un défaut d’efficience des processus. S’il y a non-conformité c’est que les processus annoncés n’ont pas pu être tenus. S’ils n’ont pas pu être tenus, c’est vraisemblablement parce qu’ils n’étaient pas véritablement adaptés au mode de fonctionnement de la structure.

Tordons immédiatement le coup à une idée encore bien trop souvent répandue. Elle consiste à se dire que les indicateurs du référentiel QUALIOPI c’est de l’administratif pour de l’administratif. C’est faux. Chaque indicateur a un sens et un objectif qui vise à ancrer la qualité au cœur de la pratique du développement des compétences.

Ainsi, et pour en revenir à notre sujet, l’audit de surveillance est un moment pertinent pour que les certifiés fassent un point honnête 😊 sur leurs différents outils.

L’audit de renouvellement 

« L’audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d’un audit initial, en vérifiant le cas échéant la mise en œuvre des actions correctives définies au plan d’actions pour traiter les non-conformités détectées lors l’audit de surveillance précédent. »

Cet audit est l’occasion de rebalayer l’ensemble des indicateurs applicables. Et permet ainsi de vérifier la maturité des processus et de leur mise en œuvre.

Conclusion

L’audit de surveillance du cycle 2, c’est-à-dire l’audit qui suit l’audit de renouvellement a vocation à confirmer que la démarche d’amélioration continue est parfaitement maîtrisée et ce indépendamment des évolutions de l’OPAC. Ce que cela induit est que le certifié reste totalement libre et agile pour faire évoluer ses processus et ses outils. A ce stade de la certification, la déontologie sous-jacente est tout à fait claire. Les attendus des indicateurs sont maitrisés. Et l’OPAC peut ainsi à loisir faire évoluer ses outils, son catalogue, ses processus tout en restant conforme au référentiel.

Inscrivez-vous à notre prochain webinaire sur le sujet, le vendredi 10 octobre : je m’inscris !